Administration Officer
Ruang Lingkup Pekerjaan
Administration Officer bertanggung jawab untuk mengurus dan mengerjakan semua laporan dan dokumentasi harian yang menyangkut finansial, personil, surat-menyurat, korespondensi, kontrak, dan hal-hal lain yang menyangkut urusan administrasi perusahaan.
Tanggung Jawab Pekerjaan
1. Finansial & Akunting
- Membuat pencatatan segala pengeluaran dan pemasukan perusahaan
- Mendokumentasikan semua pengeluaran yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan
- Melakukan pembayaran operasional perusahaan
- Membuat dan mengirimkan invoice kepada client/agency
- Membuat dan mengirimkan PE (Production Estimation) kepada client/agency
- Membuat dan mengirimkan faktur pajak kepada client/agency
- Meminta bukti potong/setoran pajak kepada client/agency
- Melakukan pembayaran (DP & Pelunasan) kepada setiap artis/talent yang telah dikontrak
- Membuat kuitansi untuk setiap pembayaran bagi artis/talent yang dikontrak oleh perusahaan
- Melakukan korespondensi intensif dengan konsultan pajak yang telah ditunjuk oleh perusahaan
- Menyediakan segala dokumentasi yang diperlukan oleh konsultan pajak perusahaan guna kepentingan pelaporan pajak setiap bulannya
2. Surat – Menyurat/kontrak
- Membuat dan memberikan surat kontrak dari perusahaan kepada artis/talent yang akan dikontrak
- Membuat dan memberikan surat kontrak dari perusahaan kepada client/agency
- Membuat dan mengirmkan surat atas nama perusahaan kepada pihak lain bila diperlukan
3. Pengaturan Jadwal
- Membuat dan mengatur jadwal harian bagi direktur, dimana termasuk pengaturan jadwal meeting, tanda tangan kontrak, event, traveling dan jadwal lainnya
- Mencari informasi dan melakukan konfirmasi untuk ketersediaan tanggal kepada setiap artis/talent guna kepentingan suatu event
- Mengatur jadwal event, keberangkatan, transportasi dan akomodasi bagi setiap artis/talent yang telah dikontrak
- Mengatur dan memastikan informasi jadwal kepada artis/talent untuk latihan, gladi resik dan event
4. Tugas Lainnya (bila diperlukan)
- Mencari informasi & bahan guna pembuatan presentasi kepada client/agency
- Membuat presentasi kepada client/agency
- Ikut serta dalam meeting guna mencatat “minutes”, dan informasi penting lainnya
- Secara aktif memberi masukan ide guna kepentingan perusahaan
Semua tanggung jawab pekerjaan diatas bukan merupakan sesuatu yang pasti untuk seterusnya dan sewaktu-waktu dapat berubah bila dibutuhkan sesuai dengan perkembangan dari perusahaan.
Pengetahuan, Keahlian dan Kecakapan yang Dibutuhkan,
Seorang Administration Officer harus memiliki kemampuan dibawah ini :
- Bisa mengoperasikan komputer dan windows
- Menguasai MS Office - excel(utama), word dan powerpoint
- Mampu bekerja sama dalam tim
- Mampu bekerja dengan “dead line”
- Mampu bekerja dengan sedikit pengawasan dari atasan
- Mampu memberi prioritas dalam pekerjaan dan menyelesaikannya tepat waktu
- Mampu menganalisa dan memecahkan masalah
- Memiliki kemampuan komunikasi dan negosiasi yang baik
- Memiliki inisatif yang tinggi, jujur, dan bisa menghargai orang lain
Harap kirimkan surat lamaran, dan CV dalam format MS Word atau pdf lengkap dengan copy ijazah pendidikan terakhir beserta daftar nilai. Sertakan juga photo terkahir anda.Harap semua file tersebut jangan lebih dari 1 MB
Email ke : cv@7evenotes.com dan mhyajo@gmail.com
